Kanban conquista la industria cinematográfica

Con los tableros Kanban de Webgate ponemos a tu disposición y a la de tu equipo una nueva herramienta colaborativa de gestión de proyectos. Representa tus pasos de trabajo, sigue y optimiza tu flujo de trabajo y mantén en todo momento una rápida visión general del progreso en cada proyecto.

Reconoce de un vistazo quién trabaja en qué y hasta qué punto han avanzado determinadas partes de tu proyecto. Ve inmediatamente dónde sigue habiendo necesidad de actuar, dónde hay problemas, dónde se necesita ayuda o en qué fase de procesamiento se encuentra un archivo, una lista de reproducción, etc.

¿Qué es Kanban?

Kanban (en japonés, cartel o tarjeta) es un método de gestión del trabajo que proviene originalmente de la industria automovilística de Toyota. Este método ayuda a los equipos a optimizar sus flujos de trabajo y procesos.

Kanban clásico, un comienzo sencillo para tu proyecto cinematográfico

El Kanban clásico te ofrece una visión general de las tareas y muestra si una tarea ya se ha iniciado o si ya está terminada.

Supongamos que tu objetivo es completar con éxito una subtarea de un proyecto cinematográfico, por ejemplo la preparación de un rodaje. Con este objetivo en mente puedes crear un tablero y llamarlo, por ejemplo, «Preparativos de rodaje». En este tablero se anotan todas las tareas pendientes en forma de tarjetas.

Cada tarjeta representa una tarea. Cada tarea puede asignarse inmediatamente a un miembro del equipo. Naturalmente, también puedes asignarte tarjetas a ti mismo si deseas realizar la tarea por tu cuenta.

Kanban trabaja con listas o columnas que representan las fases de un proceso. La forma más sencilla de Kanban consta de tres columnas:

To-do

La primera columna contiene tarjetas de tareas que muestran a todo el equipo qué hay pendiente y qué debe hacerse.

Un ejemplo: si las localizaciones finales de rodaje aún no están decididas y la producción debe decidir entre una preselección de localizaciones de granja, esa tarjeta en To-Do tendría el título: «Selección localización granja exterior» y las posibles localizaciones de rodaje aparecerían en una checklist o en un documento adjunto visible en la tarjeta. Así tienes toda la información sobre las localizaciones centralizada en un solo lugar y visible de un vistazo.

In Progress

Cuando un miembro del equipo empieza a trabajar en una tarea, se asigna la tarjeta y la mueve a la siguiente columna, In Progress. Esta lista muestra qué tareas están siendo procesadas actualmente y por quién.

En nuestro ejemplo, el director se apuntaría en la tarjeta «Selección localización granja exterior» y, por ejemplo, también asignaría al productor a la tarjeta. Juntos discuten los sets de rodaje listados en la tarjeta.

Done

Cuando una tarea se completa, se deja en la columna Done. La información adicional y los resultados pueden documentarse en la tarjeta.

En nuestro ejemplo, la tarjeta se movería a Done en cuanto el director se haya puesto de acuerdo con el productor. En el comentario de la tarjeta se anota qué granja se ha elegido. Todo el equipo sabe ahora que las localizaciones están decididas y encuentra los resultados en esa tarjeta.

Con esta gestión ágil de proyectos, todo el mundo mantiene la visión general sobre quién está trabajando en qué tarea y en qué fase se encuentra una tarea. Garantiza una mejor carga de trabajo, mayor transparencia y iteraciones más rápidas en el proyecto. Se evita el trabajo redundante y paralelo.

¿Cómo funciona exactamente esto en Webgate?

En nuestro ejemplo anterior se habla de asignaciones, checklists y adjuntos; volveremos a ello enseguida por separado. La ventaja de una tarjeta virtual es que puede enriquecerse con contenidos y el espacio no se agota, como sí puede ocurrir con la variante analógica, el post-it.

Allocating people to a card

A film team comprises specialists from various different departments, so it makes sense for it to be known when creating the task, who will be responsible for each task. In order to distribute responsibilities, the people responsible are noted on the card. In this way, everyone in the team knows what they are responsible for. Tasks can also be created without a person responsible for them initially, and the person who then takes that task on can put their name on the card. Also, if you don’t feel responsible for a task you have been allocated, you can take your name off the card and allocate the task to someone else.

Checklists

Checklists are lists of items that can be crossed-off. They are like a To Do list within a card. They make it possible to determine various sub-tasks or requirements.

For example, you can distribute tasks among several checklists and thus create your own checklists for different people. In a progress bar on the card you can see at any time how many tasks have been completed.

Labels

Labels enable cards to be highlighted or categorized beyond the individual columns. For instance, cards can be labeled «Legal Department» if legal clearance is required for the task. A popular label, for example, is «Blocked», implying that more information is required before someone can begin work on the task.

Feedback and comments

Exchange comments on cards with your teammates. Discuss specific topics and collect feedback at a central location.

Mark people in comments (@name) to have them automatically notified and avoid email chaos. Subscribe to maps and boards to be informed about all activities.

Further comment functions

Attachments

A file, playlist, gallery, zip file or document can be attached to a card, in order to underline the contents of the card or provide important information. All contents from the Webgate Browser can be linked to a card.

Swipe over playlists or galleries to see a preview of the content they contain. Only users who have the necessary rights get access to your content.

Archivar tareas terminadas

Cuando una tarea está completada, puedes moverla a tu archivo. Así, la tarea desaparece de tu tablero Kanban y queda archivada. La información y los datos importantes no se pierden y pueden revisarse y buscarse más tarde en el archivo.

La función de archivado también ayuda en el «Daily Stand Up», vuestra reunión diaria de coordinación, y contribuye así a un trabajo de equipo efectivo. En ella, el equipo se reúne frente al tablero Kanban y comenta el estado actual de las tareas. Si, por ejemplo, la columna «Done» está llena de muchas tarjetas, estas pueden archivarse de una sola vez a través del menú contextual de la columna.

¿Por qué tableros Kanban y por qué en Webgate?

Un tablero Kanban te ayuda a ti y a tu equipo a visualizar vuestro trabajo y así mantener la visión general. Para acercarte este concepto de forma práctica, te mostramos a continuación, a modo de ejemplo y basándonos en distintos flujos de trabajo de la industria cinematográfica, cómo la técnica Kanban puede apoyaros y optimizar vuestra colaboración.

Kanban para el departamento de dailies en el laboratorio

Kanban en VFX

Kanban para el Postproduction Supervisor

Miembros del board y sus permisos

La colaboración en el board de Webgate se comporta de forma similar a la del navegador de Webgate. Un usuario de Webgate con el rol «Projectadmin» puede crear boards. Automáticamente se incorpora al «Board» a todos los demás project admins y admins de organización. Todos los demás miembros, ya sean externos o internos, pueden ser invitados después.

Cada miembro del board puede crear y eliminar tarjetas, así como asignar una tarjeta a compañeros del equipo. Todos los miembros del board pueden ver los comentarios en las tarjetas. Las tarjetas individuales y los boards completos pueden ser suscritos por los miembros del board para estar informados de novedades.

Los contenidos vinculados en las tarjetas desde el navegador (por ejemplo listas de reproducción, imágenes, etc.) solo se muestran a los usuarios que también tienen acceso a ese contenido. Mediante un clic sobre el contenido acceden al archivo correspondiente en el navegador de Webgate. A los usuarios sin permisos se les muestra que el contenido no es visible para ellos. Todos los usuarios tienen acceso a los comentarios, la descripción de las tarjetas y las checklists, para mantenerse al corriente de novedades y subtareas pendientes.

Comunicación y bucles de feedback

Todos los miembros del equipo pueden acceder al board en cualquier momento desde cualquier lugar y, de este modo, están al día e informados. Especialmente en equipos distribuidos globalmente, esto es un requisito imprescindible para una buena colaboración.

CONSEJO: cada miembro del equipo puede consultar por sí mismo el progreso del board, pero se recomiendan reuniones regulares y limitadas en el tiempo (online), en las que se presenta de forma breve quién está trabajando en qué tarjeta. Una breve reunión de equipo. La duración sugerida es de 10 a 15 minutos.

Tableros Kanban 100 % conformes con RGPD

Tus datos están en buenas manos con nosotros. Todos nuestros servidores están certificados ISO 27001 y ubicados en la UE. Auditorías periódicas certifican varias veces al año un alto nivel de seguridad.

Tú tienes la palabra

Quienes mejor conocéis vuestro flujo de trabajo sois tú y tu equipo. Por ello, configura tu tablero Kanban como consideres más útil. El tablero Kanban en Webgate os permite a ti y a tu equipo mantener una visión general del progreso de las tareas individuales, hacer visibles las tareas y visualizar claramente qué queda por hacer, quién está trabajando en qué y qué está ya terminado.

Nos alegra recibir Feedback. Cuéntanos cómo utilizas los nuevos boards y qué podemos mejorar todavía para que puedas integrarlos mejor en tu flujo de trabajo.

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